Перед началом проверки заключается двусторонний договор на оказание услуг с конкретным лицом (собственником квартиры, членом квартирного товарищества), который предусматривает следующее:

• 1. Предмет договора, стоимость и сроки оказания услуг (в зависимости от периода проверки и объема документов).

  2. Порядок приема-передачи документов (перечень необходимых для проведения проверки документов оформляется в качестве приложения к договору). 

  3. Ответственность Сторон договора.

  4. Аванс в размере до 50% стоимости услуг по договору (оплата аванса производится в течение 10 календарных дней со дня подписания договора).

Перед заключением договора от Заказчика требуются следующие документы:

• 1. Документ, удостоверяющий личность собственника.

  2. Документ, подтверждающий право собственности.

  3. Документы, устанавливающие правила расчета расходов на содержание совместной собственности за проверяемый период: устав квартирного товарищества, протокол общего собрания квартирных собственников, годовой план хозяйственной деятельности.

По окончании проверки:

• 1. Заказчик получает акт проверки.

  2. Подводятся итоги и осуществляется поиск возможных путей решения.

  3. Производится окончательный расчет в соответствии с договором.  

  4. Производится возврат документов от Исполнителя Заказчику.

Проверяемые статьи расходов

В состав платежей, подлежащих оплате по предъявленному Вам счету, включаются:

• 1. Услуги  газо-, тепло-, электро-, водоснабжения и канализации, по вывозу мусора (AS Eesti Gaas AS, Energiakontsern Utilitas, Eeesti Energia AS, AS Tallinna Vesi, AS Veolia Keskkonnateenused) - по прямым договорам между поставщиками указанных услуг и Вашим квартирным товариществом (далее по тексту именуемые "Поставщики основных услуг").

  2. Услуги бухгалтерского учета (по расчету платежей, приходящихся на долю квартирного собственника) - по прямому договору с управляющей компанией или независимой специализированной компанией или оказываемые штатным бухгалтером Вашего квартирного товарищества (далее по тексту именуемые "услуги Бухгалтера").

  3. Услуги, связанные с обслуживанием общего оборудования в доме, уборкой двора и подъездов и т.д. Как правило, эти услуги оказывают управляющая компания (или при ее посредничестве) или специализированные компании (или физические лица) по прямым договорам с Вашим квартирным товариществом. Компания, оказывающая услуги такого рода, в идеальном варианте должна иметь в наличии необходимые сертификаты и обученных специалистов. Газо-котельное оборудование - самый яркий пример. Вопрос с сертификацией на проведение работ - достаточно серьезный вопрос, который часто нарушается. Государство не регламентирует ответственность и квартирным собственникам приходится решать самим как поступать: платить дополнительные деньги за услуги сертифицированной фирмы или нет. В счетах услуги такого рода именуются "административые расходы", "общехозяйственные расходы" и т.п. (далее по тексту именуемые "услуги Администратора").

  4. Платежи в резервный капитал и в ремонтный фонд.

  5. Платежи, связанные с возвратом банковского кредита и уплатой процентов, которые в счете могут быть выделены отдельной строкой или включены в статью "Ремонтный фонд".

Расходы по каждой статье отражаются в бухгалтерском учете на отдельном балансовом счете в соответствии с документальным обоснованием.

Возможны несколько вариантов проверки. Чем детальнее проверка, тем точнее ее результаты.

I вариант: проверка начисления платежей в отношении одного собственника в разрезе поставщиков основных услуг

Это наиболее простой и менее трудоемкий вариант проверки, требующий минимум документов.

Минимальный проверяемый период - 1 месяц.

Стоимость проверки одной статьи расходов (без учета 22% налога с оборота): 6€ / 1 мес., 18 € / 3 мес., 36 € / 6 мес., 72 € / 12 мес.

Необходимые документы за проверяемый период:

• • предъявленные собственнику счета на оплату;

  • счета поставщиков основных услуг .

Пример. Для проверки правильности начисления стоимости отопления за январь 2023г. требуется 2 документа: предъявленный Вам счет на оплату, в котором отражена стоимость отопления за январь 2023г., и счет поставщика теплоэнергии за январь 2023г., на основании которого данная услуга включена в Ваш счет. Стоимость услуг составит 7,32 € (с учетом 22% налога с оборота).

II вариант: проверка начисления платежей в отношении нескольких или всех собственников за период не менее 3-х месяцев

При этом варианте производится проверка начисления платежей в отношении нескольких или всех собственников по выбранным статьям расходов.

Минимальный проверяемый период - 3 месяца. Минимальное число обратившихся квартирных собственников - 1/10 от их общего числа.

Стоимость проверки (без учета 22% налога с оборота): 4 € / 1 статья расходов за 1 месяц по одной квартире.

Необходимые документы за проверяемый период:

• • предъявленные собственникам счета на оплату;

  • договоры на оказание услуг Бухгалтера и услуг Администратора, кредитные договоры (при наличии кредита) и прочие договоры;

  • счета поставщиков основных услуг;

  • счета и акты выполненных работ по услугам Администратора, услугам Бухгалтера и прочим услугам.

Пример. Стоимость услуг проверки одной статьи расходов за 3 месяца (при обращении 10 квартирных собственников) составит 146,40 € (с учетом 22% налога с оборота). Такой вариант выгоден в случае объединения усилий квартирных собственников.

III вариант: полная проверка начислений за период не менее 12 месяцев

При этом варианте производится сплошная проверка начислений в отношении всех квартир по всем статьям расходов.

Минимальный проверяемый период - 12 месяцев. Минимальное число обратившихся квартирных собственников - 1/10 от их общего числа.

Стоимость проверки (без учета 22% налога с оборота): 700 € / 12 месяцев.

Необходимые документы за проверяемый период:

• • предъявленные квартирным собственникам счета на оплату;

  • все хозяйственные договоры на оказание услуг или выполнение работ, кредитные договоры;

  • все счета и акты на оказанные услуги или выполненные работы, принятые к бухгалтерскому учету.

Квартирный собственник вправе оформить доверенность на сотрудника нашей компании на получение копий документов от Бухгалтера. Данная услуга является платной.

Минимальная стоимость выезда нашего сотрудника на место 50 € (без учета 22% налога с оборота).

Результаты проверки

Самый лучший результат - отсутствие расхождений. 

В случае, если расхождения найдены, за квартирным собственником остается выбор: в каком направлении "двигаться". Каждый случай является уникальным, нет универсального решения. Мы считаем, что лучше всего обратиться за консультацией к профессиональному юристу. Можно начать с бесплатной консультации и изучения законов. Бесплатный прием по этим вопросам ведут юристы в Горуправе г.Таллина.

Если расхождения составляют для Вас существенную сумму, то, в первую очередь, Вам стоит обратиться к ответственному лицу (Бухгалтеру, Администратору, Правлению квартирного товарищества) за разъяснениями и перерасчетом. Добросовестный исполнитель (в лице Бухгалтера, Администратора, Правления квартирного товарищества) обязан всегда упомянуть о причинах происхождения разниц, чтобы относительно учета в целом не могло возникнуть никакого подозрения; об этом он должен твердо помнить, чтобы его репутация не пострадала. 

Если ответственное лицо не признает факта ошибки и не вернет деньги по собственному желанию, вероятнее всего Вам придется обращаться в суд. Ваши деньги уже потрачены. Возврат денег является серьезным шагом, как с финансовой точки зрения (с учетом срока давности сумма к возврату может составить несколько тысяч евро), так и с моральной (любые выяснения отношений неприятны уже сами по себе).

Для обращения в суд необходимо составить исковое заявление. Если Вы владеете эстонским языком, как минимум, на среднем уровне - Вам по силам эта задача. С процедурой Вы можете ознакомиться на сайте Justiitsministeerium.

Для частного лица обращение в суд является относительно несложным и недорогим способом решения вопроса. Если Вы найдете единомышленников в своем доме и разделите между собой все затраты - это будет дешевле. По окончании судебного производства ответчик возместит все понесенные Вами судебные расходы. 

Не сомневайтесь в выйгрыше - Вы защищаете свою собственность, свой дом. Нельзя забывать: никто не может заставить Вас оплачивать чужие расходы и тратить Ваши деньги без Вашего согласия.

Отдельно хотелось бы обратить Ваше внимание на то, что, помимо финансовой ответственности, должностные лица (будь то Бухгалтер, Администратор, Правление квартирного товарищества) несут уголовную ответственность.

Ваше обращение в гражданский суд может повлечь за собой негативные последствия для ответчика в виде проверок со стороны Налогового департамента, и, как следствие, привлечение должностных лиц к ответственности согласно Уголовному (Пенитенциарному) Кодексу.

Так что ответчик не раз подумает: стоит ли спорить с Вами, если Ваши намерения  заявлены серьёзно и уверенно.

Мы окажем помощь при подготовке необходимых документов для обращения в гражданский суд (оплата - в соответствии с договором).